Capybara House

Termes et Conditions de Réservation

PAIEMENTS

  • Un dépôt non remboursable sera indiqué dans vos factures et doit être payé pour accepter formellement l'offre.

  • Une confirmation de réservation ne sera émise que lorsque le paiement complet aura été reçu.

  • Les paiements peuvent être effectués en utilisant : Carte de Crédit/Débit via Stripe ou Virement Bancaire

  • Les coordonnées bancaires sont fournies sur la facture.

  • Les paiements pour l'hébergement doivent être reçus en totalité 8 semaines avant la date d'arrivée.

  • Les réservations effectuées dans les 8 semaines suivant l'arrivée doivent être payées en totalité au moment de la réservation.

  • Le paiement doit inclure tous les frais de transfert bancaire (y compris les frais de la banque intermédiaire).

ANNULATIONS ET POLITIQUE DE REMBOURSEMENT

Toutes les annulations et résiliations doivent être faites par écrit au Responsable Opérationnel de Capybara House

  • Capybara House ne sera en aucun cas responsable envers l’étudiant si un service, contracté pour être fourni par Capybara House, devient impossible à fournir en raison de conflits industriels, d’événements météorologiques extrêmes, d’urgences nationales, d’avertissements sanitaires gouvernementaux ou d’autres causes hors du contrôle de Capybara House. Capybara House ne sera pas responsable des pertes, dommages ou blessures causés à des personnes ou à des biens, quelle qu’en soit la cause, sauf dans les cas où la responsabilité est expressément imposée au-delà de l’exclusion par la loi. Lorsque cela est applicable, Capybara House s’efforcera de compléter tous les remboursements approuvés dans un délai de 60 jours ouvrables après l’approbation de l’annulation.
  • Les réservations d’hébergement peuvent être annulées jusqu’à 4 semaines avant la date d’enregistrement. Pour les annulations de 14 à 28 jours avant la date d’enregistrement, Capybara House appliquera une pénalité équivalant au prix d’une semaine d’hébergement et une sanction administrative de 80 €. De 1 à 14 jours avant la date d’enregistrement, 50 % du montant total avec une pénalité administrative de 80 €.
  • Toutes les annulations d’hébergement après la date d’enregistrement ne sont pas remboursables. Il en va de même si vous devez raccourcir votre séjour : le paiement n’est pas remboursable. Les absences, les retards ou les reports entraînent des frais complets à partir de la date d’enregistrement. Nous ne pouvons garantir un hébergement avec les familles d’accueil même avec une confirmation de réservation, car elles peuvent rencontrer des problèmes personnels hors du contrôle de Capybara House. Dans tous les cas, si la société ne peut pas fournir l’hébergement spécifié dans la lettre de confirmation de réservation, Capybara House fera de son mieux pour trouver une autre famille d’accueil. Sinon, un remboursement sera effectué.

COMPORTEMENT ET PLAINTES

  • Tout harcèlement, y compris mais sans s’y limiter, sexuel, racial ou religieux, envers les membres de la famille d’accueil, le personnel ou les autres étudiants hébergés par Capybara House ou toute autre institution ne sera toléré d’aucune manière.
  • Les abus physiques ou mentaux envers les membres de la famille d’accueil, le personnel ou les autres étudiants hébergés par Capybara House ou toute autre institution ne seront pas non plus tolérés.
  • Si l’un des comportements mentionnés ci-dessus se produit, cela peut entraîner une expulsion immédiate de l’hébergement.
  • Si vous avez une plainte, veuillez la signaler au personnel de Capybara House par email, et un responsable sera immédiatement informé. Nous nous efforcerons de rectifier la situation si cela est dans nos capacités.

PROCÉDURE DE PLAINTES ET DE GRIEFS

Avez-vous un problème ou quelque chose qui vous dérange pendant votre séjour avec Capybara House ? Ne le ramenez pas chez vous ; nous sommes là pour vous aider. Pendant votre séjour, vous pourrez discuter avec les membres du personnel pour parler de votre séjour et des éventuels problèmes que nous pouvons aider à résoudre.

À la fin de votre séjour, il vous sera également demandé de remplir un questionnaire. Cela nous permettra de surveiller votre niveau de satisfaction et de nous améliorer.

Toutes les plaintes formelles doivent être faites par écrit par email, qui doit être envoyé au Responsable des Opérations. L’étudiant doit fournir dans l’email tous les détails pertinents de la plainte, y compris le nom de l’individu ou du service visé par la plainte, les dates, les heures, les témoins et les circonstances de l’événement/des événements faisant l’objet de la plainte, et devrait également décrire toute tentative précédente de résolution. Enfin, l’étudiant peut suggérer les mesures raisonnables qu’il/elle pense pouvoir être prises pour résoudre la plainte.

Pour garantir que les plaintes puissent être traitées de manière efficace et rapide, elles doivent normalement être faites dans la semaine suivant l’événement concerné et, en tout état de cause, au plus tard deux semaines après l’événement.

Le Responsable des Opérations émettra un accusé de réception écrit de la plainte normalement dans les 5 jours ouvrables. Le Responsable des Opérations mènera les enquêtes nécessaires, y compris éventuellement une rencontre avec l’étudiant et/ou le répondant, et recherchera les informations supplémentaires qu’il jugera nécessaires et appropriées pour déterminer une résolution de la question faisant l’objet de la plainte.

Une recommandation écrite sur la manière dont la question peut être/a été résolue sera envoyée au plaignant. La réponse sera normalement émise dans les 30 jours.

Les appels doivent être faits par écrit directement au Responsable des Opérations dans les 5 jours.

CONTACT D’URGENCE DE CAPYBARA HOUSE

Lorsqu’un étudiant ou une entreprise réserve un hébergement avec Capybara House, ils recevront tous les détails de contact de la famille d’accueil chez laquelle il/elle sera hébergé(e), ainsi que les numéros de contact d’urgence à utiliser dans des situations d’urgence en dehors des heures de bureau. Un membre du personnel de Capybara House est disponible à ce numéro 24 heures sur 24, 365 jours par an. Notre contact d’urgence est le +353 1 443 4958.